En mi artículo anterior escribí sobre cuáles son las principales habilidades que un Gerente de Proyectos (Project Manager) debería tener o desarrollar, y me ha sorprendido la gran aceptación que ha tenido entre quienes visitan nuestro sitio WEB.

En esta ocasión me centraré en una industria en particular, como lo es el desarrollo de software y en lo que podría decirse que es una nueva corriente: metodologías ágiles de desarrollo de software y como consecuencia la Administración de Proyectos Ágil.

Muchos de nosotros, como Gerentes de Proyecto de Software, ya hemos oído hablar de las metodologías ágiles de desarrollo, por ejemplo SCRUM, Extreme Programming y otros. Además, hemos sido testigos del gran auge y aceptación que han tenido dentro de las compañías de desarrollo de Software en el mundo entero.

Para citar un ejemplo, de acuerdo con una conferencia dada en agosto del 2009 en el marco del Agile Alliance, por Scott Ambler, se dice que para entonces el 76% de las organizaciones están adoptando metodologías ágiles, lo cual quiere decir que Ágil ya no es una práctica marginal. (Ver http://www.tomhume.org/2009/08/agile-2009-agile-by-the-numbers---what-people-are-doing.html)

Pero no vayamos muy lejos, les voy a dar datos sobre nuestro querido país Costa Rica. Acá, Prontitud como organización líder en brindar ayuda a nuestras empresas a adoptar metodologías de desarrollo ágil, ha dado cursos formales y certificados de SCRUM a más de 35 personas, de al menos 6 organizaciones diferentes, entre diciembre del 2009 y mayo del 2010. Si cada uno de ellos participa en equipos de un mínimo de 8 personas, podemos hacernos una idea de cómo la adopción de Ágil ha ido creciendo en el país, y seguirá  aumentando, ya que por ejemplo tenemos planeado otro curso de certificación de SCRUM, y las proyecciones apuntan a que tendremos al menos 20 personas inscritas.

Todo este auge trae como consecuencia que debe haber una correcta administración de aquellos proyectos que adopten estas metodologías ágiles, y muchos de nosotros hemos sido entrenados precisamente para eso, para administrar proyectos. Y estoy casi seguro que la pregunta que la gran mayoría de los Project Managers existentes, por no decir que todos, se estarán preguntando es ¿y qué hago ahora? ¿Cómo aplico todo el conocimiento que he adquirido en torno a la Administración de Proyectos? ¿Es aplicable todo lo que he aprendido?

Para responder a esas preguntas, partiré del supuesto de que usted ha sido entrenado en la Administración de Proyectos, siguiendo las mejores prácticas del PMI (Project Management Institute), las cuales se esbozan en su más célebre libro: el PMBOK (Projact Management Body of Knowledge) y que además tiene un leve noción de Ágil.

Pues bien, no le haré esperar mucho y lo primero que le diré es que sí, que todo lo que usted ha aprendido es aplicable para una buena administración de proyectos ágiles.

¿Por qué?

Recuerda lo que le enseñaron en sus primeras clases con respecto a lo que dicta el PMI: el PMBOK, no es una metodología, lo que nos provee el PMI es un conjunto de mejores prácticas, no es una receta de cocina que nos dice exactamente qué hacer y cómo hacerlo, es más, el PMBOK claramente establece que “no existe una única mejor forma de definir el  ciclo de vida ideal para un proyecto”, y dice además, “el gerente de proyecto en colaboración con el equipo de proyecto, es siempre responsable por determinar qué procesos son apropiados…para un proyecto dado”.

Recuerde también la definición que da el PMBOK sobre la Gerencia de Proyectos en su tercera edición página 37:  “La dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para satisfacer los requisitos del mismo. La dirección de proyectos se logra mediante la ejecución de procesos, usando conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas de dirección de proyectos que reciben entradas y producen salidas.”

Así, que lo que tenemos, es que un proyecto tiene un ciclo de vida y que además para administrar un proyecto bajo el marco de ese ciclo de vida, se debe ejecutar un grupo de procesos, y para cada uno de esos procesos debemos aplicar un conjunto de conocimientos; los cuales tienen un conjunto de entradas, a los cuales si les aplicamos un conjunto de técnicas y herramientas nos dará como resultado un conjunto de salidas.

Lo anterior ha sido un repaso de las generalidades de lo que engloba la administración de un proyecto bajo el esquema tradicional. Ahora procederemos a ver qué es un proyecto ágil, y sus generalidades.
Un proyecto ágil también tiene un ciclo de vida, compuesto por una fase inicial, una intermedia y una fase final.
Además, un proyecto ágil también tiene grupos de procesos excepto que tienen nombres diferentes y las fases del ciclo de vida del proyecto se interrelacionan de una manera distinta al esquema tradicional.
De esta manera podríamos dibujar la interrelación entre el ciclo de vida y los procesos de un proyecto ágil de la siguiente manera:

De este modo un proyecto Ágil está compuesto de una o más Versiones (Releases), las cuales a su vez se componen de iteraciones, las cuales a su vez tienen un compromiso de trabajo por ejecutarse durante esa iteración (Trabajo Diario), y ese compromiso es completar las tareas que se dijo que serían entregadas al término de la correspondiente iteración.
Ahora bien, ¿dónde entran acá los grupos de Procesos como Planeación, Ejecución, Seguimiento y Control, y Cierre?
Pues en cada una de las sub-faces del ciclo de vida del proyecto, veámoslo gráficamente:

Hasta aquí hemos respondido a la pregunta ¿Es aplicable todo lo que he aprendido?

Ahora, para dar respuesta a la pregunta ¿Cómo aplico todo el conocimiento que he adquirido en torno a la Administración de Proyectos?, empezaré por recordarle que en la administración de proyectos no hay recetas y que por ende debemos aplicar de acuerdo con el PMI, el conjunto de mejores prácticas que hayamos aprendido para cada una de las áreas de conocimiento, a saber:

• Integración
• Alcance
• Tiempo
• Costo
• Calidad
• Recursos Humanos
• Comunicaciones
• Riesgos y adquisiciones

en cada una de las etapas del ciclo de vida de un proyecto ágil.

Por ejemplo en el proceso de Planeación, en el área de conocimiento del Alcance, usted podría hacer lo siguiente si se tratara de un proyecto ágil:

Recolectar los requerimientos bajo el esquema ágil de lo que se conoce como User Sotories y las cuales se documentan en lo que se conoce como un Product Backlog, pero siempre teniendo presente que es más posible que los requerimientos evolucionen conforme se construyen las funcionalidades del Software. Mientras sea posible, recolecte todos los requerimientos que pueda al inicio, pero no se debe asumir que es el final del proceso, al inicio solamente se pueden obtener de un 50% a un 70% del total, el resto evolucionarán y se cubrirán conforme avance el proyecto.

Recuerde que bajo un esquema ágil el Alcance probablemente sea refinado conforme avance el proyecto, es lo que el PMBOK llama "Elaboración Progresiva".

El resultado final al definir el alcance será un marco para el manejo del Alcance (backlog, priorizar el negocio) y establecer la estructura para revisiones frecuentes para manejar el alcance

En lugar de hacer un WBS para ver qué tareas debe realizar para cumplir con el alcance, usted podrá con el  backlog y la planeación de la versión (release) obtener el mismo resultado, pues ambos de forma complementaria contienen la misma información que un WBS.

En conclusión, con este pequeño ejemplo que le he dado, todos los conocimientos que usted haya adquirido como Gerente de Proyecto, le servirán y de hecho podrá aplicarlos en un proyecto Ágil, solamente que cambiando un poco el paradigma y  ajustándose al marco conceptual de la metodología ágil que se esté siguiendo para llevar a cabo el proyecto.

Sé que esto es apenas una pincelada, por eso lo invito a que si quiere saber más nos acompañe en nuestro próximo curso  de certificación de SCRUM Máster, el cual será en diciembre próximo (se estará llevando a cabo en Costa Rica y Colombia), y también puede contactarme directamente al correo electrónico que aparece en nuestro sitio WEB.

Para más información visite http://prontitud.com/cursos/ y http://prontitud.com/conozcanos/